Llega fin de mes, tu contador te dice que hay que “subir la contabilidad al SAT” y tú asientes como si entendieras perfectamente. Pero en el fondo te preguntas: ¿qué archivos son exactamente? ¿Los mando yo o los manda él? ¿Qué pasa si no se mandan? Esta guía te lo explica en términos simples para que dejes de firmar a ciegas.
Qué es la contabilidad electrónica y por qué te afecta
Desde 2015, el SAT obligó a la mayoría de las empresas a llevar su contabilidad en formato digital XML y a enviar ciertos archivos a través del buzón tributario. Esto aplica a personas morales y a muchas personas físicas con actividad empresarial, dependiendo de su régimen y nivel de ingresos.
La lógica del SAT es sencilla: si tus registros contables ya están en digital, también puedes compartirlos en digital. Así el fisco puede cruzar información, detectar inconsistencias y, en su caso, mandarte una invitación a revisar o un requerimiento formal. No es opcional.
Los archivos que integran la contabilidad electrónica son tres: el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas contables. Cada uno tiene su propio ciclo de entrega.
Los tres archivos que van al SAT
1. Catálogo de cuentas
Es la estructura base de tu contabilidad: la lista de todas las cuentas que usa tu empresa (caja, bancos, cuentas por cobrar, ventas, etc.) codificadas según el estándar del SAT. Este archivo se envía la primera vez que entregas contabilidad y solo vuelves a mandarlo cuando hay cambios en esa estructura, por ejemplo, si agregas o eliminas cuentas.
- Formato: XML con código agrupador del SAT
- Frecuencia: inicial y cuando hay modificaciones
- Plazo: dentro del mes siguiente al que ocurrió el cambio
2. Balanza de comprobación
Es el archivo que más movimiento tiene. Muestra los saldos iniciales, los movimientos del periodo (débitos y créditos) y los saldos finales de cada cuenta. Es básicamente una foto mensual del estado de tu contabilidad.
- Formato: XML mensual
- Frecuencia: cada mes
- Plazo para personas morales: del día 25 al último día del mes siguiente al que se reporta (es decir, la balanza de enero se entrega entre el 25 y el 28 o 29 de febrero)
- Plazo para personas físicas: del día 27 al último día del mes siguiente
Este es el archivo que el SAT revisa con más frecuencia porque le permite detectar diferencias entre lo que declaras y lo que muestran tus libros.
3. Pólizas contables
Las pólizas son el detalle de cada transacción: qué cuenta se afectó, por qué monto, con qué comprobante fiscal. No se envían mensualmente de forma rutinaria. Solo las solicita el SAT en dos situaciones:
- Cuando te inicia una auditoría o revisión de escritorio
- Cuando solicitas una devolución de impuestos (por ejemplo, saldo a favor de IVA)
En esos casos, el SAT especifica el periodo que quiere revisar y tienes un plazo definido para entregar el archivo. No es algo que subes todos los meses, pero sí algo que debes tener siempre listo y bien estructurado.
Quién es responsable de enviar estos archivos
Técnicamente, la obligación es del contribuyente, es decir, de tu empresa. En la práctica, quien genera y sube los archivos al portal del SAT es tu contador o despacho contable, usando la e.firma de la empresa.
Esto tiene una implicación importante: si tu contador no cumple o se le pasa el plazo, la multa la recibe tu empresa, no él. Por eso es fundamental que tengas claro quién es el responsable en tu equipo, que existas un proceso de confirmación de envío y que guardes los acuses de recibo que genera el SAT al recibir cada archivo.
Un error frecuente en empresas pequeñas es asumir que si el contador “ya entregó” la declaración mensual, también entregó la balanza. Son cosas distintas. La declaración de impuestos (ISR, IVA) va por un canal. La contabilidad electrónica va por otro. Ambas tienen fechas y pueden tener sanciones independientes.
Qué pasa si no envías a tiempo
Las multas por no presentar la contabilidad electrónica van desde $1,490 hasta $14,830 pesos por cada infracción, según el Código Fiscal de la Federación vigente. Si hay reincidencia o el SAT detecta que la información es incorrecta o incompleta, las sanciones pueden escalar.
Más allá de la multa, el incumplimiento en la contabilidad electrónica puede disparar una auditoría o bloquear una devolución de impuestos, que es justo cuando más necesitas que todo esté en orden.
Lo que más afecta a las empresas no es el monto de la multa en sí, sino el tiempo y el costo que implica resolver una auditoría o un requerimiento cuando la contabilidad no estaba bien llevada desde el principio. Prevenir siempre sale más barato.
En CIFRA nos encargamos de que tu catálogo de cuentas, balanza y pólizas lleguen al SAT en tiempo y forma, con los acuses que prueban el cumplimiento. Si quieres dejar de preocuparte por fechas y formatos XML, platicamos sin compromiso.