Llega el jueves, hay que pagar la nómina del viernes y alguien pregunta: “¿Estamos seguros de que los números están bien?” Esa duda, aunque sea breve, es incómoda. Calcular la nómina en México no es imposible, pero tiene suficientes capas — IMSS, ISR, subsidio al empleo, CFDI 4.0 — como para que un error pequeño se convierta en un problema grande con el SAT o con el IMSS. Aquí va el proceso completo, sin rodeos.
Primero lo primero: el Salario Diario Integrado
Todo parte del Salario Diario Integrado (SDI). No es solo el sueldo que le depositas al trabajador; incluye todas las percepciones que marca la ley. La fórmula base es:
- Salario base diario + partes proporcionales de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional.
- Si el trabajador recibe otras percepciones fijas (despensa, transporte, etc.), algunas se integran al SDI y otras no, dependiendo de si superan los topes exentos del IMSS.
El factor de integración mínimo en 2025 para un trabajador con menos de un año es de 1.0452. Conforme aumenta la antigüedad y los días de vacaciones, ese factor sube. Calcularlo mal aquí repercute directamente en las cuotas al IMSS que pagas como patrón — y en el SBC que reportas.
Un dato que muchos pasan por alto: el SDI tiene un tope para efectos del IMSS de 25 UMAs diarias. Si el salario del trabajador lo supera, las cuotas patronales se calculan hasta ese límite, pero el ISR sigue sobre el salario real. Son dos bases distintas para dos obligaciones distintas.
Cuotas IMSS: lo que paga el patrón y lo que retiene al trabajador
Las aportaciones al IMSS se dividen en dos: la parte que absorbe la empresa y la parte que descuenta al trabajador. Para 2025, las ramas principales son:
- Enfermedad y maternidad (cuota patronal): varía según el salario. Hay una cuota fija diaria por trabajador más porcentajes sobre el excedente del salario mínimo.
- Invalidez y vida: 1.75% patronal, 0.625% obrero.
- Retiro, cesantía y vejez (RCV): 2% patronal para retiro; 3.150% patronal y 1.125% obrero para cesantía y vejez.
- Guarderías y prestaciones sociales: 1% patronal, sin cuota obrera.
- INFONAVIT: 5% patronal sobre el SBC.
La parte obrera se retiene en nómina y la enteras junto con la cuota patronal en el IDSE/SUA, bimestralmente para algunas ramas y mensualmente para otras. Mezclar las fechas de pago es uno de los errores más comunes que generan recargos.
ISR en nómina: tablas, subsidio al empleo y retención mensual
El Impuesto Sobre la Renta (ISR) que retienes al trabajador se calcula con las tablas del Anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente. El procedimiento mensual es:
- Determina la base gravable: percepciones totales menos las exenciones (horas extra hasta el límite, prima vacacional exenta, aguinaldo exento, etc.).
- Aplica la tarifa mensual del ISR para obtener el impuesto antes del subsidio.
- Aplica la tabla del subsidio para el empleo. Si el subsidio es mayor que el ISR, no retienes nada y, si el patrón cumple condiciones, puede existir un subsidio a entregar al trabajador.
- El resultado es el ISR a retener en esa quincena o semana.
Atención: el cálculo es mensual aunque pagues quincenal o semanalmente. Primero calculas el impuesto del mes completo y luego distribuyes la retención entre los periodos de pago. No es lo mismo calcular el ISR de una quincena de forma independiente — ese error acumula diferencias que aparecen en el ajuste anual.
Al cierre del año haces el cálculo anual para cada trabajador. Si retuviste de más, lo devuelves en el salario de diciembre. Si retuviste de menos, completas la diferencia. Esto debe quedar reflejado en la constancia de percepciones y retenciones que entregas a tus colaboradores en febrero.
CFDI de nómina 4.0: el paso que no puedes saltarte
Desde 2022 el CFDI de nómina versión 4.0 es obligatorio y tiene campos que en versiones anteriores no existían: el RFC y domicilio fiscal del receptor deben coincidir exactamente con los datos del SAT, y el complemento de nómina exige desglosar con precisión cada percepción y deducción con sus claves correspondientes del catálogo del SAT.
Los errores más frecuentes en el CFDI 4.0 son:
- Usar claves de percepción o deducción incorrectas (por ejemplo, poner una gratificación como si fuera salario ordinario).
- No capturar el NSS (Número de Seguridad Social) o el CURP del trabajador correctamente.
- No timbrar dentro del plazo — el SAT exige que el CFDI se selle a más tardar el último día del mes en que se realizó el pago.
- No cancelar y sustituir correctamente un CFDI con errores; hacerlo mal deja comprobantes inválidos en el sistema.
El CFDI de nómina timbrado es la evidencia fiscal del gasto para el patrón y el comprobante oficial de ingresos para el trabajador. Un CFDI mal emitido puede resultar en que el SAT rechace la deducción de la nómina en tu declaración anual.
Calcular la nómina bien requiere mantener actualizadas las tablas del IMSS, las tarifas del ISR, los catálogos del SAT y los topes de exención — todo al mismo tiempo. En CIFRA usamos IA agéntica para automatizar los cálculos repetitivos, validar los CFDI antes de timbrar y generar alertas cuando algo no cuadra, para que tú no tengas que vivir con esa duda del jueves por la tarde. Si quieres que revisemos cómo está procesando tu empresa la nómina, platicamos sin compromiso.